Polityka prywatności i klauzula informacyjna

Poniżej realizujemy obowiązek informacyjny z art. 13 RODO. Informacje te przekazujemy w momencie zbierania danych — przy zakładaniu Konta B2B, składaniu zamówienia, wysłaniu formularza kontaktowego czy zapisie do informacji o ofertach.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

ART WIN-EX Sp. z o.o., ul. Widok 5, 43-300 Bielsko-Biała, Polska.

NIP: 5472219582, REGON: 386463732.

2. Kontakt w sprawach danych osobowych

W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:

• poprzez e-mail: demo@koryto.coolcatsof.dev,
• telefonicznie: +48 530 685 430,
• za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego w Serwisie.

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.

Wnioski dotyczące realizacji praw wynikających z RODO rozpatrujemy bez zbędnej zwłoki, co do zasady nie później niż w terminie jednego miesiąca od ich otrzymania.

W przypadkach przewidzianych przez RODO termin ten może zostać przedłużony.

Jeżeli istnieją uzasadnione wątpliwości dotyczące tożsamości osoby składającej żądanie, Administrator może zażądać dodatkowych informacji niezbędnych do potwierdzenia jej tożsamości.

3. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu możemy przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko;
• stanowisko lub funkcję w przedsiębiorstwie;
• nazwę firmy;
• adres firmy;
• NIP i REGON;
• dane rejestrowe przedsiębiorstwa;
• adres e-mail;
• numer telefonu;
• adres dostawy;
• dane Konta B2B;
• historię zamówień;
• informacje dotyczące płatności i rozliczeń;
• dane znajdujące się na fakturach i innych dokumentach księgowych;
• informacje dotyczące limitów kupieckich i warunków płatności;
• historię reklamacji, zwrotów i korespondencji;
• informacje dotyczące zezwoleń lub innych uprawnień wymaganych do zakupu lub obrotu napojami alkoholowymi;
• adres IP;
• informacje dotyczące urządzenia, przeglądarki i sesji;
• logi systemowe;
• informacje związane z bezpieczeństwem Konta;
• informacje dotyczące udzielonych zgód i preferencji;
• inne dane dobrowolnie przekazane Administratorowi.

Dane przedsiębiorstwa nie zawsze stanowią dane osobowe. RODO stosujemy w zakresie, w jakim dana informacja dotyczy zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.

4. Cele i podstawy przetwarzania

Dane przetwarzamy w celu założenia, weryfikacji, aktywacji i prowadzenia Konta B2B oraz umożliwienia korzystania z funkcjonalności Serwisu.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w odpowiednich przypadkach również art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora związany z bezpieczeństwem współpracy B2B i weryfikacją kontrahentów.

Możemy weryfikować dane Klienta w publicznych rejestrach oraz sprawdzać informacje potrzebne do ustalenia, czy posiada on wymagane prawem uprawnienia do zakupu lub dalszej sprzedaży określonych produktów.

Podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jeżeli weryfikacja wynika z obowiązku prawnego, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ograniczeniu ryzyka prawnego i handlowego.

Dane przetwarzamy w celu przyjęcia, przygotowania, realizacji i dostarczenia zamówienia oraz komunikacji związanej z jego realizacją.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Dane mogą być przetwarzane w celu obsługi płatności, identyfikacji wpłat, kontroli należności, prowadzenia rozliczeń oraz zarządzania limitami kupieckimi.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b, lit. c lub lit. f RODO, zależnie od konkretnego celu przetwarzania.

Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest w szczególności ograniczenie ryzyka braku zapłaty oraz ochrona interesów majątkowych spółki.

Dane przetwarzamy w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych i innych obowiązujących przepisów prawa.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Dane przetwarzamy w celu przyjęcia, udokumentowania i rozpatrzenia reklamacji oraz przeprowadzenia związanych z nią rozliczeń.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b oraz, w odpowiednich przypadkach, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia, zabezpieczenia lub egzekwowania należności i innych roszczeń Administratora oraz obrony przed roszczeniami Klientów lub osób trzecich.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest ochrona jego praw i majątku oraz możliwość wykazania prawidłowego wykonania umowy.

Dane przekazane za pośrednictwem formularza, poczty elektronicznej lub telefonu przetwarzamy w celu prowadzenia komunikacji i udzielenia odpowiedzi.

Podstawą jest odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO.

Dane techniczne, adresy IP, logi oraz informacje dotyczące korzystania z Serwisu możemy przetwarzać w celu ochrony Kont, wykrywania nadużyć, zapobiegania oszustwom, diagnostyki błędów, zapewnienia stabilności Serwisu oraz ustalania okoliczności incydentów bezpieczeństwa.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Jeżeli użytkownik udzielił wymaganej zgody, możemy przesyłać informacje dotyczące produktów, nowych win, promocji, degustacji, wydarzeń oraz innych ofert Koryto.

Komunikacja marketingowa prowadzona jest zgodnie z RODO oraz obowiązującymi przepisami dotyczącymi komunikacji elektronicznej.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie.

5. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, oraz przez okres, w którym ich dalsze przechowywanie jest wymagane lub dopuszczalne przez obowiązujące przepisy.

Dane dotyczące Konta B2B mogą być przechowywane przez okres jego aktywności, a po dezaktywacji lub usunięciu – w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków prawnych oraz ochrony praw Administratora.

Dane dotyczące zamówień, dostaw, płatności, reklamacji i współpracy handlowej mogą być przechowywane przez okres wykonywania umowy, a następnie do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń.

Dokumentacja podatkowa i księgowa przechowywana jest przez okres wymagany przepisami prawa.

Jeżeli powstał spór, zaległość płatnicza, postępowanie sądowe, egzekucyjne, podatkowe, administracyjne lub inne postępowanie dotyczące danej transakcji, odpowiednie dane mogą być przechowywane do czasu zakończenia sprawy oraz wykonania wynikających z niej obowiązków.

Dane przetwarzane na podstawie zgody mogą być przetwarzane do momentu jej wycofania lub ustania celu przetwarzania.

Dane techniczne i dotyczące bezpieczeństwa przechowujemy przez okres uzasadniony potrzebą zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu. Jeżeli dane wskazują na nadużycie, próbę oszustwa, naruszenie zasad korzystania z Serwisu lub możliwość powstania roszczenia, mogą być przechowywane przez okres niezbędny do wyjaśnienia sprawy i ochrony praw Administratora.

Po ustaniu podstawy prawnej dane są usuwane lub anonimizowane.

Konkretne okresy przechowywania dla poszczególnych celów przetwarzania:

Cel przetwarzania	Okres przechowywania
Założenie i obsługa konta klienta (B2B, punkt sieci) — dostęp do cen, zamówień, faktur	przez czas istnienia konta, a po jego usunięciu do upływu terminu przedawnienia roszczeń (do 6 lat)
Przyjęcie i realizacja zamówienia, dostawa, obsługa reklamacji i zwrotów	przez czas realizacji zamówienia, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń (do 6 lat od końca roku kalendarzowego)
Wystawianie faktur i prowadzenie dokumentacji księgowej	5 lat od końca roku podatkowego, w którym wystawiono dokument (przepisy podatkowe oraz ustawa o rachunkowości)
Ustalenie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami	przez czas realizacji zamówienia, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń (do 6 lat od końca roku kalendarzowego)
Odpowiedź na zapytanie z formularza kontaktowego, e-maila lub telefonu	12 miesięcy od ostatniego kontaktu
Informacje o nowych winach, promocjach i ofercie (marketing własny)	do czasu cofnięcia zgody
Bezpieczeństwo serwisu, zapobieganie nadużyciom, diagnostyka błędów	pliki logów do 30 dni; ślad audytowy (kto, kiedy, jaka operacja) do 12 miesięcy
Testy A/B wyglądu strony — sprawdzamy, która wersja strony działa lepiej; pomiar tylko po zgodzie na cookies	przypisanie wariantu działa w Twojej sesji; dane zbieramy wyłącznie po zgodzie na cookies i przechowujemy nie dłużej niż 12 miesięcy

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom pomagającym nam prowadzić Serwis i działalność oraz realizować zamówienia.

Mogą to być w szczególności:

• dostawcy hostingu i poczty elektronicznej, w tym MyDevil.net;
• firmy kurierskie i transportowe, w tym DHL;
• biuro rachunkowe;
• dostawcy oprogramowania księgowego;
• dostawcy usług IT;
• podmioty zapewniające infrastrukturę techniczną i kopie zapasowe;
• banki i podmioty uczestniczące w obsłudze płatności;
• kancelarie prawne;
• doradcy podatkowi i biznesowi;
• podmioty świadczące usługi windykacyjne;
• sądy, organy podatkowe, organy ścigania i inne uprawnione organy publiczne.

W zależności od charakteru współpracy dany podmiot może działać jako podmiot przetwarzający dane w naszym imieniu albo jako odrębny administrator danych.

Nie sprzedajemy danych osobowych podmiotom trzecim.

Nie korzystamy obecnie z zewnętrznych narzędzi analitycznych (np. Google Analytics). Jeżeli je włączymy, uruchomimy je wyłącznie po Twojej zgodzie, a informacja w tym dokumencie zostanie zaktualizowana.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady korzystamy z usług i infrastruktury umożliwiających przetwarzanie danych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Jeżeli korzystanie z określonej usługi będzie wiązało się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, przekazanie nastąpi wyłącznie przy zastosowaniu podstaw prawnych i zabezpieczeń wymaganych przez RODO.

Nie przekazujemy danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Nasz serwer i skrzynki pocztowe działają w Polsce.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

W zakresie przewidzianym przez RODO przysługuje prawo do:

• dostępu do danych;
• otrzymania kopii danych;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
• cofnięcia udzielonej zgody.

Prawa te realizowane są w przypadkach i zakresie określonym przez RODO.

Żądanie usunięcia danych nie oznacza obowiązku usunięcia informacji, które Administrator nadal ma obowiązek lub prawo przechowywać, w szczególności ze względu na:

• obowiązki podatkowe i księgowe;
• niezapłacone należności;
• otwarte zamówienia;
• reklamacje;
• obowiązki wynikające z przepisów prawa;
• ustalenie, dochodzenie lub obronę przed roszczeniami.

W celu realizacji praw należy napisać na: demo@koryto.coolcatsof.dev.

Co do zasady realizacja praw jest bezpłatna. W przypadkach przewidzianych przez RODO Administrator może pobrać rozsądną opłatę albo odmówić podjęcia działania w odniesieniu do żądań ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych.

Zgodę na otrzymywanie informacji marketingowych możesz wycofać w każdej chwili: w panelu klienta (/moje-konto/edytuj/), linkiem „wypisz się” w wiadomości albo zwykłym mailem. Wycofanie zgody nie wpływa na realizację zamówień.

9. Prawo wniesienia skargi

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z RODO, ma prawo wnieść skargę do:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Skargę możesz złożyć także wtedy, gdy uważasz, że przetwarzanie narusza RODO w inny sposób.

10. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, jednak w wielu przypadkach jest niezbędne do nawiązania lub realizacji współpracy.

Brak wymaganych danych może uniemożliwić między innymi:

• założenie lub aktywację Konta B2B;
• weryfikację przedsiębiorcy;
• weryfikację wymaganych uprawnień;
• przyjęcie i realizację zamówienia;
• wystawienie faktury;
• dostarczenie towaru;
• przyznanie określonych warunków płatności;
• rozpatrzenie reklamacji;
• udzielenie odpowiedzi na zapytanie.

Podanie danych w celach marketingowych jest dobrowolne.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na daną osobę w rozumieniu art. 22 RODO.

Możemy stosować automatyczne mechanizmy techniczne związane z bezpieczeństwem Serwisu, obsługą Kont, przeciwdziałaniem nadużyciom oraz testowaniem funkcjonalności, o ile nie prowadzą one do podejmowania decyzji, o których mowa powyżej.

12. Cookies i podobne technologie

Serwis wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie.

Cookies niezbędne mogą być stosowane w zakresie koniecznym do prawidłowego działania Serwisu, bezpieczeństwa, utrzymania sesji, logowania, obsługi formularzy i zapamiętania niezbędnych ustawień.

Pozostałe cookies są wykorzystywane po uzyskaniu wymaganej zgody.

W Serwisie mogą być wykorzystywane w szczególności:

Nazwa	Cel	Czas życia
sessionid	utrzymanie zalogowania w panelu i strefie klienta; po wyrażeniu zgody analitycznej również przypisanie stabilnego wariantu testu A/B gościom niezalogowanym (sesja tworzona wyłącznie po tej zgodzie)	12 godzin
csrftoken	zabezpieczenie formularzy przed atakami CSRF	12 miesięcy
shop_age_verified	potwierdzenie pełnoletności (bramka wieku dla treści o alkoholu)	12 miesięcy
shop_consent	zapisanie Twojej decyzji o plikach cookies w kategoriach (niezbędne / analityczne) — wersjonowany JSON; żeby nie pytać przy każdej wizycie i żebyś mógł zmienić decyzję (link „Cookies” w stopce)	12 miesięcy
shop_language	zapamiętanie wybranego języka interfejsu (PL/EN/IT/ES)	12 miesięcy
ab_hero	przypisanie wariantu testu A/B wyglądu strony — ustawiane TYLKO po Twojej zgodzie analitycznej (pomiar skuteczności)	90 dni

Użytkownik może zarządzać zgodami dotyczącymi cookies poprzez ustawienia dostępne w Serwisie oraz ustawienia swojej przeglądarki.

Wycofanie zgody powinno być możliwe równie łatwo jak jej udzielenie.

Zablokowanie cookies niezbędnych może spowodować nieprawidłowe działanie niektórych funkcjonalności, w szczególności logowania lub składania zamówień.

13. Potwierdzenie pełnoletności

Ze względu na charakter oferowanych produktów Serwis może wymagać potwierdzenia pełnoletności.

Informacja o potwierdzeniu może zostać zapisana w odpowiednim pliku cookie, aby użytkownik nie musiał powtarzać tej czynności przy każdej wizycie.

Mechanizm ten nie zastępuje innych sposobów weryfikacji wymaganych przez obowiązujące przepisy prawa.

14. Marketing elektroniczny

Informacje handlowe i marketing bezpośredni za pośrednictwem kanałów elektronicznych lub telekomunikacyjnych prowadzimy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Jeżeli dla określonego sposobu komunikacji wymagana jest zgoda, komunikacja marketingowa rozpoczyna się po jej uzyskaniu.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, w szczególności poprzez:

• link rezygnacji znajdujący się w wiadomości, jeżeli jest dostępny;
• ustawienia Konta;
• wiadomość wysłaną na demo@koryto.coolcatsof.dev.

Wycofanie zgody marketingowej nie powoduje usunięcia Konta i nie wpływa na realizację zamówień.

Administrator może zachować informację o wycofaniu zgody lub wniesieniu sprzeciwu w zakresie niezbędnym do wykazania przestrzegania decyzji użytkownika oraz zapobieżenia ponownemu wysyłaniu niechcianej komunikacji.

15. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, zmianą lub ujawnieniem.

Serwis korzysta z szyfrowanego połączenia HTTPS.

Dostęp do danych posiadają wyłącznie osoby i podmioty, które potrzebują go do wykonywania swoich obowiązków.

Stosujemy odpowiednie mechanizmy kontroli dostępu, zabezpieczenia Kont, kopie zapasowe oraz rejestrowanie zdarzeń istotnych dla bezpieczeństwa.

Ze względów bezpieczeństwa szczegółowe informacje dotyczące konfiguracji infrastruktury i zastosowanych mechanizmów ochronnych nie są publicznie ujawniane.

16. Należności, roszczenia i spory

Jeżeli powstanie zaległość płatnicza, spór, podejrzenie nadużycia albo konieczność ochrony praw ART WIN-EX Sp. z o.o., Administrator może zachować i przetwarzać dokumentację dotyczącą współpracy w zakresie niezbędnym do ochrony swoich praw.

Może to obejmować w szczególności:

• zamówienia;
• faktury;
• potwierdzenia płatności;
• historię statusów zamówienia;
• korespondencję;
• reklamacje;
• dokumenty dotyczące dostawy;
• dokumentację przewoźnika;
• informacje dotyczące Konta;
• istotne dla sprawy logi i historię operacji;
• dokumenty dotyczące zezwoleń;
• inne informacje potrzebne do wykazania przebiegu transakcji.

Dane mogą być przechowywane przez okres niezbędny do dochodzenia należności lub obrony przed roszczeniami, w tym przez właściwy okres przedawnienia.

W przypadku wszczęcia postępowania dane mogą być przechowywane do czasu jego prawomocnego zakończenia oraz wykonania lub rozliczenia wynikających z niego zobowiązań.

17. Usunięcie Konta

Usunięcie lub dezaktywacja Konta nie oznacza automatycznego usunięcia wszystkich danych dotyczących Klienta.

Dane mogą być nadal przechowywane, jeżeli jest to niezbędne do:

• wykonania obowiązków podatkowych lub księgowych;
• rozliczenia zamówień;
• odzyskania należności;
• obsługi istniejących reklamacji;
• wykonania obowiązków prawnych;
• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
• wykazania prawidłowego wykonania umowy;
• zapewnienia bezpieczeństwa i przeciwdziałania nadużyciom.

Dane, których dalsze przechowywanie nie znajduje podstawy prawnej, zostaną usunięte lub zanonimizowane.

18. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w szczególności w przypadku:

• zmiany przepisów prawa;
• zmiany funkcjonowania Serwisu;
• wprowadzenia nowych funkcjonalności;
• zmiany dostawców usług;
• zmiany sposobu realizacji zamówień lub płatności;
• zmiany stosowanych technologii;
• konieczności zwiększenia bezpieczeństwa.

Każda wersja dokumentu posiada numer oraz datę wejścia w życie.

Aktualna wersja dokumentu ma numer 2026-10-v1, który zapisujemy razem z datą Twojej akceptacji podczas zakładania Konta. Dzięki temu wiadomo, jaką treść otrzymałeś w danym momencie.

O istotnych zmianach możemy informować za pośrednictwem Serwisu, Konta lub poczty elektronicznej.

Jeżeli określona zmiana będzie wymagała uzyskania nowej zgody, zostanie ona uzyskana przed rozpoczęciem przetwarzania wymagającego takiej zgody.

19. Postanowienia końcowe

Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od 2026-10-01.

Aktualna wersja dokumentu jest dostępna w Serwisie w sposób umożliwiający jej zapisanie i późniejsze odtworzenie.

W przypadku udostępnienia Polityki prywatności w kilku wersjach językowych wersją źródłową jest wersja polska.

Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych: demo@koryto.coolcatsof.dev.